POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
MÓNICA VARGAS OFTALMOLOGÍA
1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
En cumplimiento de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen, complementen o sustituyan, se adopta la presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales.
El responsable del tratamiento de la información es:
Responsable: Dra. Mónica Vargas
Actividad: Prestación de servicios de oftalmología y servicios relacionados con la salud visual.
Domicilio: Pereira, Risaralda, Colombia.
Dirección: Megacentro Pinares, Torre 2, Consultorio 303, Pereira, Risaralda.
Teléfono y WhatsApp: +57 323 406 7266
Correo electrónico: info@dramonicavargas.com
Sitio web: dramonicavargas.com
En adelante, para efectos de esta política, se denominará Mónica Vargas Oftalmología o el Responsable.
2. OBJETO DE LA POLÍTICA
La presente Política tiene como finalidad establecer los lineamientos para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, conservación y, cuando corresponda, supresión de los datos personales tratados por Mónica Vargas Oftalmología.
Su propósito es garantizar los derechos de los titulares de la información y establecer mecanismos transparentes para que puedan conocer la forma en que sus datos son utilizados y ejercer sus derechos.
Esta Política aplica a la información recolectada a través del sitio web, formularios digitales, formularios de contacto, plataformas publicitarias, redes sociales, WhatsApp, correo electrónico, llamadas telefónicas, formularios físicos, procesos de agendamiento, consultas, procedimientos médicos y demás canales autorizados utilizados por Mónica Vargas Oftalmología.
3. MARCO NORMATIVO
La presente Política se encuentra fundamentada principalmente en:
- El artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
- La Ley Estatutaria 1581 de 2012.
- El Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.
- Las instrucciones y circulares expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de protección de datos personales.
- La Ley 2300 de 2023, cuando resulte aplicable a comunicaciones de naturaleza comercial o publicitaria.
- Las demás normas colombianas aplicables al tratamiento de información personal, información relacionada con la salud e historias clínicas.
4. DEFINICIONES
Para efectos de esta Política se tendrán en cuenta, entre otras, las siguientes definiciones:
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el titular para realizar el tratamiento de sus datos personales.
Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
Dato público: información que, de acuerdo con la ley, no tiene carácter privado, semiprivado o sensible.
Dato privado: información que por su naturaleza íntima o reservada solo resulta relevante para su titular.
Dato sensible: información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluyendo información relacionada con la salud, datos biométricos y demás categorías establecidas en la legislación aplicable.
Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre las bases de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Tratamiento: cualquier operación realizada sobre datos personales, incluyendo su recolección, almacenamiento, consulta, uso, actualización, circulación, transmisión, transferencia o supresión.
5. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS
Mónica Vargas Oftalmología realizará el tratamiento de los datos personales de conformidad con los principios establecidos en la legislación colombiana, especialmente los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
Los datos recolectados deberán ser adecuados, pertinentes y necesarios para las finalidades informadas al titular.
6. DATOS PERSONALES QUE PODRÁN SER RECOLECTADOS
Dependiendo de la relación del titular con Mónica Vargas Oftalmología y del servicio solicitado, podrán recolectarse, entre otros:
Datos de identificación, como nombre y apellidos.
Datos de contacto, como número de teléfono, WhatsApp, correo electrónico, ciudad de residencia y dirección cuando sea necesaria.
Información suministrada mediante formularios web, formularios instantáneos de plataformas publicitarias, redes sociales, WhatsApp, correo electrónico o llamadas.
Información relacionada con solicitudes de valoración, consultas, procedimientos y servicios de oftalmología.
Datos necesarios para agendamiento y confirmación de citas.
Información administrativa, contractual, contable o de facturación, cuando corresponda.
Información técnica relacionada con la navegación en el sitio web, como dirección IP, tipo de dispositivo, navegador, páginas visitadas, fuente de tráfico y otros datos obtenidos mediante cookies o tecnologías similares cuando estas se encuentren habilitadas.
En el contexto de una relación médico-paciente también podrá tratarse información relacionada con la salud, diagnósticos, antecedentes, resultados de estudios, tratamientos, procedimientos y demás información necesaria para la prestación de servicios médicos.
7. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y DATOS RELACIONADOS CON LA SALUD
La información relacionada con la salud constituye un dato sensible.
Cuando Mónica Vargas Oftalmología requiera recolectar o tratar esta clase de información, informará al titular sobre su carácter sensible y solicitará la autorización correspondiente cuando esta sea legalmente requerida.
El titular no estará obligado a suministrar datos sensibles para finalidades comerciales o publicitarias.
Cuando los datos relacionados con la salud sean necesarios para realizar una valoración, diagnóstico, tratamiento, procedimiento, seguimiento médico o cumplir obligaciones legales relacionadas con la prestación del servicio de salud, su tratamiento se realizará bajo criterios reforzados de confidencialidad y seguridad.
La información que haga parte de la historia clínica estará sometida adicionalmente a las normas especiales aplicables a la historia clínica y al secreto profesional.
El diligenciamiento de un formulario publicitario o de contacto no implica que la persona sea candidata a un procedimiento médico ni sustituye la correspondiente valoración oftalmológica.
8. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
Los datos personales podrán ser tratados para las siguientes finalidades:
Atender solicitudes de información realizadas por usuarios, pacientes y potenciales pacientes.
Contactar a las personas que voluntariamente soliciten información sobre consultas, valoraciones, tratamientos, procedimientos quirúrgicos o servicios de salud visual.
Gestionar solicitudes relacionadas con cirugía refractiva, cirugía de catarata, pterigión, terapia palpebral, consultas oftalmológicas y demás servicios ofrecidos.
Agendar, modificar, confirmar, cancelar y realizar seguimiento a citas.
Establecer contacto mediante llamada telefónica, WhatsApp, correo electrónico u otros canales previamente suministrados o autorizados por el titular.
Prestar servicios médicos y asistenciales.
Realizar valoraciones, diagnósticos, tratamientos, procedimientos y seguimiento de pacientes.
Administrar información relacionada con la historia clínica en los casos correspondientes.
Mantener comunicación con los pacientes sobre indicaciones, controles, resultados, seguimiento y aspectos directamente relacionados con la prestación de servicios de salud.
Responder preguntas, peticiones, consultas, quejas, reclamos y solicitudes.
Cumplir obligaciones legales, regulatorias, administrativas, sanitarias, contables, tributarias o judiciales.
Gestionar procesos administrativos, financieros, contractuales y de facturación.
Verificar la calidad de los servicios prestados y realizar análisis internos orientados al mejoramiento de la atención.
Mantener registros de las autorizaciones otorgadas por los titulares.
Prevenir fraude, accesos no autorizados, incidentes de seguridad y usos indebidos de los sistemas de información.
Realizar análisis estadísticos y de rendimiento del sitio web y de las campañas de comunicación y publicidad, procurando utilizar información agregada o anonimizada cuando sea posible.
Medir el funcionamiento de campañas digitales, formularios, contenidos y canales de contacto.
Cuando exista autorización del titular, enviar información educativa, institucional, promocional o comercial relacionada con servicios de oftalmología, salud visual, campañas, novedades, contenidos o servicios de Mónica Vargas Oftalmología.
La autorización para recibir comunicaciones comerciales podrá ser revocada en cualquier momento por el titular.
9. DATOS OBTENIDOS MEDIANTE CAMPAÑAS PUBLICITARIAS Y FORMULARIOS DIGITALES
Mónica Vargas Oftalmología podrá recibir información de personas que diligencien voluntariamente formularios disponibles en su sitio web o formularios habilitados mediante plataformas digitales o publicitarias.
Esto incluye formularios utilizados en campañas de Meta, Facebook, Instagram y otras plataformas digitales.
Cuando el titular diligencie un formulario de solicitud de información, los datos serán utilizados principalmente para responder su solicitud, contactarlo mediante los canales autorizados y brindarle información relacionada con el servicio por el cual manifestó interés.
El suministro de datos a través de estos formularios no garantiza la realización de ningún procedimiento médico. La pertinencia, indicación, técnica, riesgos, expectativas y posibilidad de realizar cualquier procedimiento dependerán de una valoración médica individual.
10. COMUNICACIONES A TRAVÉS DE WHATSAPP, TELÉFONO Y CORREO ELECTRÓNICO
Cuando el titular suministre voluntariamente su número de teléfono, WhatsApp o correo electrónico para solicitar información, Mónica Vargas Oftalmología podrá utilizar dicho canal para responder a la solicitud realizada y desarrollar las gestiones relacionadas con esta.
Las comunicaciones exclusivamente comerciales o promocionales se enviarán respetando las autorizaciones otorgadas por el titular y la normativa vigente.
El titular podrá solicitar en cualquier momento dejar de recibir comunicaciones publicitarias o promocionales.
La cancelación de comunicaciones promocionales no impedirá el envío de mensajes estrictamente necesarios para la prestación de un servicio solicitado, gestión de una cita, atención médica, cumplimiento de una obligación contractual o cumplimiento de una obligación legal.
11. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO
Salvo las excepciones previstas legalmente, Mónica Vargas Oftalmología solicitará al titular autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de sus datos personales.
La autorización podrá obtenerse mediante mecanismos físicos, electrónicos, digitales, formularios web, casillas de aceptación, grabaciones, mensajes de datos u otros medios que permitan su posterior consulta.
Mónica Vargas Oftalmología conservará evidencia de las autorizaciones obtenidas cuando corresponda.
12. DERECHOS DE LOS TITULARES
El titular de los datos personales podrá ejercer los derechos reconocidos por la legislación colombiana, incluyendo:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando legalmente no sea necesaria.
Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
Presentar consultas, peticiones, quejas o reclamos relacionados con el tratamiento de su información.
Solicitar la corrección de datos incorrectos, incompletos o desactualizados.
Solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente.
Revocar la autorización otorgada cuando legalmente sea posible.
Acceder gratuitamente a sus datos personales en los términos establecidos por la ley.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere que se ha vulnerado su derecho a la protección de datos personales, una vez agotado el trámite correspondiente ante el Responsable cuando ello sea exigible.
La revocatoria de la autorización o solicitud de supresión no procederá cuando exista un deber legal o contractual de conservar determinada información.
13. ÁREA RESPONSABLE DE ATENDER CONSULTAS Y RECLAMOS
La atención de solicitudes relacionadas con protección de datos personales estará a cargo de Mónica Vargas Oftalmología a través del siguiente canal:
Correo electrónico: info@dramonicavargas.com
Teléfono/WhatsApp: +57 323 406 7266
Dirección: Megacentro Pinares, Torre 2, Consultorio 303, Pereira, Risaralda, Colombia.
En la solicitud deberá indicarse, como mínimo, el nombre del titular, información que permita verificar su identidad, descripción clara de la solicitud, datos de contacto para recibir respuesta y los documentos que resulten pertinentes.
14. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS
El titular o las personas legalmente autorizadas podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos del Responsable.
La solicitud será atendida dentro de los términos establecidos por la legislación colombiana.
Cuando no sea posible responder dentro del término inicial, se informarán al solicitante las razones de la demora y la fecha en la cual se dará respuesta definitiva, dentro de los límites establecidos por la ley.
15. PROCEDIMIENTO PARA RECLAMOS, CORRECCIONES, ACTUALIZACIONES O SUPRESIONES
Cuando el titular considere que la información debe ser corregida, actualizada o eliminada, o cuando considere que existe un incumplimiento de las normas de protección de datos personales, podrá presentar un reclamo a través de los canales indicados en esta Política.
El reclamo deberá contener información suficiente para identificar al titular, una descripción de los hechos que originan la solicitud, la información de contacto correspondiente y los documentos que se pretendan hacer valer.
Si el reclamo estuviera incompleto, podrá solicitarse al interesado que complete la información necesaria.
Las solicitudes serán atendidas dentro de los términos previstos por la Ley 1581 de 2012 y las normas que la reglamenten o sustituyan.
16. TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
Mónica Vargas Oftalmología reconoce la protección especial de los derechos de niños, niñas y adolescentes.
Cuando resulte necesario tratar datos personales de menores de edad en el contexto de servicios de salud, el tratamiento se realizará respetando su interés superior, sus derechos fundamentales y las condiciones establecidas por la legislación aplicable.
Cuando corresponda, la autorización será otorgada por sus padres, representantes legales o personas legalmente facultadas, teniendo en cuenta el derecho del menor a ser escuchado de acuerdo con su edad y grado de madurez.
No se utilizarán datos de menores de edad para actividades de publicidad dirigida sin contar con una base legítima y las garantías requeridas por la legislación.
17. ENCARGADOS Y TERCEROS
Para el desarrollo de sus actividades, Mónica Vargas Oftalmología podrá apoyarse en proveedores tecnológicos, plataformas de comunicaciones, servicios de alojamiento web, correo electrónico, sistemas de gestión, herramientas de analítica, servicios de publicidad digital y otros proveedores necesarios para operar sus servicios.
Estos terceros podrán actuar como encargados del tratamiento, proveedores tecnológicos o responsables independientes, según corresponda.
Entre las plataformas que pueden intervenir en la interacción con los usuarios se encuentran servicios de Meta Platforms, Facebook, Instagram, WhatsApp, servicios de Google y proveedores de alojamiento o infraestructura tecnológica, cuando estén habilitados.
Cada plataforma podrá aplicar además sus propias políticas de privacidad y condiciones de servicio.
Mónica Vargas Oftalmología procurará que la información compartida con proveedores corresponda únicamente a la necesaria para el cumplimiento de la finalidad respectiva.
18. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS
En desarrollo de las finalidades autorizadas, la información podrá ser objeto de transmisión o transferencia nacional o internacional cuando resulte necesario para la prestación de servicios tecnológicos, almacenamiento, comunicaciones, analítica, publicidad digital u otras actividades legítimas.
Cuando resulte aplicable, dichas operaciones se efectuarán de conformidad con las disposiciones colombianas sobre transferencia y transmisión de datos personales, implementando las medidas contractuales, técnicas y organizacionales correspondientes.
19. COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES
El sitio web podrá utilizar cookies y tecnologías similares necesarias para su funcionamiento, seguridad, análisis estadístico, medición de tráfico, funcionamiento de formularios y, cuando estén habilitadas, medición de campañas publicitarias.
Estas tecnologías pueden recolectar información como tipo de navegador, dispositivo, dirección IP, páginas visitadas, duración de la visita, fuente de acceso y acciones realizadas dentro del sitio.
El usuario podrá configurar su navegador para bloquear o eliminar cookies. Sin embargo, deshabilitar determinadas cookies puede afectar algunas funcionalidades del sitio web.
Cuando se utilicen cookies de analítica, publicidad o medición suministradas por terceros, la información también podrá estar sometida a las políticas de privacidad de dichos proveedores.
20. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
Mónica Vargas Oftalmología adoptará medidas administrativas, humanas, físicas y técnicas razonables orientadas a proteger los datos personales frente a pérdida, uso indebido, adulteración, consulta, acceso no autorizado o fraudulento.
Sin embargo, ningún sistema tecnológico permite garantizar seguridad absoluta, por lo que se implementarán medidas proporcionales a la naturaleza de la información y a los riesgos asociados con su tratamiento.
Las personas que tengan acceso autorizado a información personal deberán respetar las obligaciones de confidencialidad correspondientes.
21. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN MÉDICA
La información clínica y médica será tratada bajo deberes especiales de reserva y confidencialidad.
El acceso a esta información estará limitado a las personas autorizadas y a aquellos terceros que deban conocerla por razones asistenciales, administrativas, legales o regulatorias, en los términos permitidos por la legislación.
El deber de confidencialidad subsistirá incluso después de finalizar la relación con el paciente.
22. CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Los datos personales serán conservados durante el tiempo razonablemente necesario para cumplir las finalidades que dieron origen a su tratamiento y posteriormente durante los períodos que resulten necesarios para el cumplimiento de obligaciones legales, contractuales, regulatorias, contables o administrativas.
Los datos utilizados exclusivamente para finalidades comerciales podrán dejar de utilizarse para dicha finalidad cuando el titular revoque su autorización o solicite dejar de recibir comunicaciones, salvo que exista otra base legal para su conservación.
La información que haga parte de historias clínicas estará sometida a los períodos especiales de conservación establecidos por la normativa sanitaria vigente.
23. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS
Las bases de datos administradas por Mónica Vargas Oftalmología tendrán vigencia mientras resulte necesario para desarrollar las finalidades autorizadas y mientras el Responsable continúe desarrollando las actividades que justifican su existencia, sin perjuicio de los períodos de conservación establecidos por la legislación.
Cuando desaparezca la finalidad del tratamiento y no exista obligación legal o contractual de conservar la información, se procederá a su eliminación, anonimización o disposición segura, según corresponda.
24. MODIFICACIONES A ESTA POLÍTICA
Mónica Vargas Oftalmología podrá actualizar o modificar esta Política como consecuencia de cambios normativos, nuevas finalidades, modificaciones tecnológicas, cambios en sus procesos o instrucciones emitidas por autoridades competentes.
Cuando las modificaciones impliquen cambios sustanciales en las finalidades del tratamiento que requieran una nueva autorización, esta será solicitada al titular cuando corresponda.
La versión vigente de esta Política estará disponible a través del sitio web de Mónica Vargas Oftalmología.
25. ACEPTACIÓN
Al suministrar voluntariamente datos personales a través de los canales habilitados y otorgar la autorización correspondiente, el titular declara haber sido informado sobre las finalidades del tratamiento y sobre los mecanismos disponibles para ejercer sus derechos.
El acceso al sitio web por sí solo no implica autorización para realizar actividades comerciales con datos personales del usuario cuando dicha autorización sea legalmente necesaria.
26. CONTACTO
Para cualquier inquietud, consulta, actualización, corrección, revocatoria, supresión o solicitud relacionada con esta Política o con el tratamiento de datos personales, podrá comunicarse a:
Mónica Vargas Oftalmología
Correo: info@dramonicavargas.com
WhatsApp/Teléfono: +57 323 406 7266
Dirección: Megacentro Pinares, Torre 2, Consultorio 303 , Pereira, Risaralda, Colombia.
